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Versão v1.0

Introdução

Esta documentação é um guia para a utilização da plataforma Libera, com o objectivo de clarificar as funcionalidades disponíveis.

De uma forma geral, esta plataforma destina-se principalmente à gestão de encomendas, mas engloba um vasto conjunto de capacidades de gestão de vários recursos e possibilidade de integração directa com programas de faturação de terceiros.

Utiliza também tecnologias que lhe conferem o carácter de ser em tempo-real, não sendo necessária a intervenção do utilizador para que a informação que entra no sistema e lhe possa ser pertinente nas suas tarefas seja actualizada automáticamente caso tenha a aplicação aberta e sob consulta (por exemplo na Produção ou Distribuição, passando pelas estatísticas)

Compatível com Microsoft Windows, Apple MacOS e Linux, bem como dispositivos móveis Android e iOS.

Geral

As opções descritas nesta secção são transversais a todos os interfaces da plataforma

Aplicação

Esta plataforma está optimizada para utilização com o browser internet Google Chrome, através do qual poderá ser também instalada localmente, seja no computador seja no dispositivo móvel, como uma aplicação própria e independente, com atalho próprio.

Qualquer outro software escolhido poderá implicar comportamentos diferentes dos descritos nesta documentação.

Botão de instalação
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Listas

Filtros e Acções

Disponíveis consoante o contexto e funcionalidades activadas.

  • Pesquisa
    • Filtra a lista pelos termos completos ou parciais inseridos, em qualquer dos campos
  • Paginação
    • Alterna entre modo paginado e lista completa
  • Campos Vísiveis
    • Define os campos visíveis na tabela. Útil para impressão ou exportação em ficheiro.
  • Exportação
    • Permite a exportação em vários formatos dos campos visíveis da tabela
  • Lote
    • Operações em lote aplicadas a toda a tabela ou apenas às linhas seleccionadas
Opções por Item

Disponíveis por contexto principalmente na coluna "Acções".

Activação / Disponibilidade do item na coluna "Disponível".

Poderão também haver acções adicionais noutras colunas de listas em certos contextos.

  • Actualizar
    • Actualizar, alterar ou completar informação do item
  • Eliminar
    • Eliminar o item da base de dados - Usar com precaução, operações não reversíveis
  • Repetir Encomenda
    • Executa a funcionalidade de criação de encomenda com os mesmos artigos da encomenda original. Pode ser alterada antes de ser gravada.
  • Emitir Documento
    • Acção para emitir documentos relacionados com a encomenda, como Notas de Encomenda, Faturas, Guias de Transporte, etc.
    • Visível se não estiver configurada a "Faturação Simplificada"
    • Funcionalidade opcional dependente da activação do módulo de "Faturação".
  • Emitir Nota de Encomenda
  • Emitir Fatura
  • Vizualizar Documento
    • Acção para visualizar documentos.
    • Funcionalidade opcional dependente da activação do módulo de "Faturação".

Dashboard

Informação geral retirada da base de dados, e algumas informações estatísticas sobre encomendas, artigos e clientes num intervalo de tempo configurável.

Actualizada em tempo-real, automaticamente, com qualquer alteração pertinente que entre no sistema, como uma nova encomenda, um novo cliente ou artigo, etc.

Encomendas

Aplica-se o funcionamento geral de listagens, descrito na secção Listas.

Filtros disponíveis
  • Intervalo de datas
  • Estado de encomenda
  • Grupo de Clientes
  • Clientes
  • Tipo de Artigo
  • Rota
  • Vendedor
  • PVP
  • Família de Artigos
  • Artigo
  • Distrito
  • Concelho
  • Localidade
Operações
  • Listar
  • Criar
  • Alterar / Actualizar
  • Eliminar

Criar

Alterar / Actualizar

Eliminar

Eliminar Várias

Repetir

Repetir Várias

Retornos

Gestão de devoluções de artigos - Esta funcionalidade permite definir, por artigo, como proceder perante as devoluções. Se atribuída a opção "Stock", o artigo devolvido será inserido no sistema como existência.

Aplica-se o funcionamento geral de listagens, descrito na secção Listas.

Funcionalidade Opcional
Filtros disponíveis
  • Intervalo de datas
  • Clientes
  • Tipos de Retorno
  • Família de Artigos
  • Tipos de Artigo
Operações
  • Listar
  • Criar
  • Alterar / Actualizar
  • Eliminar

Tipos de Retorno

Apenas "Stock" é considerado pelo sistema. Podem ser adicionados outros tipos de retorno, mas não terão efeito prático, apenas serão úteis para referência organizacional.

Produção

Gestão da Produção - Funcionalidade que permite gerir a produção em tempo-real, sendo actualizada automáticamente a cada nova encomenda.

São listados os artigos definidos como de Produção, que estão presentes em encomendas e cujo stock esteja a 0, ou seja, que não haja existências desse artigo.

O interface está optimizado para visualização rápida e fácil de toda a informação necessária à produção.

Funcionalidade Opcional
Funcionalidades relacionadas
Filtros disponíveis
  • Família de Artigos
  • Grupo de Artigos
  • Artigo
Operações
  • Listar
  • Imprimir (PDF, A4 ou Ticket)
  • Ver Observações (Caso existam)
  • Validar (Lista completa, por artigo ou por quantidade específica)

Existências / Stock

Nesta secção é possível visualizar as existências dos artigos de Produção, bem como a possibilidade de actualizar a informação ou colocar tudo a 0.

Aplica-se o funcionamento geral de listagens, descrito na secção Listas.

Funcionalidade Opcional
Operações
  • Listar
  • Alterar / Actualizar
  • Eliminar todas / Colocar tudo a 0

Distribuição

Gestão da Distribuição - Funcionalidade que permite gerir a expedição em tempo-real, sendo actualizada automáticamente .

No caso de estar a funcionalidade de Embalamento activa, a informação será actualizada em conformidade.

São listados as encomendas que estejam completas de artigos e prontas para embalamento e expedição.

Funcionalidade Opcional
Funcionalidades relacionadas
Filtros disponíveis
  • Vista por Encomenda ou por Artigo
  • Famílias de Artigos
  • Clientes
Operações
  • Listar
  • Imprimir (PDF, A4 ou Ticket)
    • Encomenda seleccionada
    • Todas
    • Todas em separado - Requer Kiosk Printing configurado
  • Ver Observações (Caso existam)
  • Validar (Lista completa, por artigo ou por encomenda)

Rotas

Funcionalidade opcional para gerir as rotas que serão associadas a clientes. Listagem, criação, alteração e eliminação de registos de rotas.

Funcionalidade Opcional

Artigos

Gestão da informação relativa aos Artigos.

Aplica-se o funcionamento geral de listagens, descrito na secção Listas.

Funcionalidade Opcional
Filtros disponíveis
  • Disponibilidade - Se está activo ou não no sistema
  • Grupo de Artigos
  • Tipo de Artigos
  • Grupo de Famílias
  • Família
Operações
  • Listar
  • Exportar para ficheiro
  • Criar
  • Alterar / Actualizar
  • Sincronizar com o POS

Grupos de Artigos

Utilizados para agrupar artigos com a finalidade de aplicar regras, conversões, indexação ou filtragem em listagens.

Funcionalidades relacionadas

Tipos de Artigo

Ao nível do sistema servem essencialmente para definir se são de Revenda ou Produção, relevantes apenas nesse caso. Poderão ser utilizados também apenas para indexação.

Unidades de Medida

Unidades de medida dos artigos no sistema

Medidas de Produção

Utilizadas para agrupar artigos em conjuntos de um valor definido que será uma só medida de produção.

Caso de uso: Artigos vendidos à unidade ou peso mas produzidos ao tabuleiro.

Conversão de Produção

Utilizada para converter em unidades de produção (ou Medidas de Produção) artigos que sejam vendidos a peso, por exemplo.

Neste contexto, as medidas criadas em Medidas de Produção poderão ser utilizadas como unidade de medida na conversão.

O grupo "Peso Unitário" é utilizado pelo sistema para fazer a distinção entre artigos cuja encomenda seja feita por peso mas cujo peso seja específico e relevante. Irá considerar cada linha de encomenda como uma unidade e não acumula num total absoluto para efeitos de produção. Poderão haver artigos em que ao nível da produção seja relevante o peso total (como biscoitos, bolachas, etc) e outros em que será relevante cada linha da encomenda (como bolos de aniversário), em que se por um lado serão precisos fazer 10 Kg de um artigo (no caso das bolachas), por outro serão necessrários fazer 5 artigos de 2 Kg, sendo ambos vendidos sob a mesma unidade de Kg.

Funcionalidades relacionadas

Regras de Venda

Utilizadas para definir regras para a venda de artigos, desde horário e datas de disponibilidade a vendas mínimas por grupo ou artigo.

Serão sempre necessários 1 Grupo de Clientes e 1 Grupo de Artigos para criar uma regra. Para tal, poderão ser criados para o efeito ou poderão ser utilizados grupos já existentes.

Funcionalidades relacionadas

Medidas de Embalagem

Funcionalidade utilizada para definir a relação entre embalagem, artigo e quantidade de artigos ou capacidade da embalagem.

Funcionalidades relacionadas

Regras de Embalamento

Funcionalidade utilizada para criar excepções para as embalagens definidas, para um determinado grupo de clientes.

Para criar a excepção será sempre necessária uma Medida de Embalagem e uma Medida de Embalagem personalizada já criadas ou criar para o efeito. O mesmo se aplica ao Grupo de Clientes que será associado à excepção.

Funcionalidades relacionadas

Famílias

Gestão da informação relativa às Famílias de artigos.

Aplica-se o funcionamento geral de listagens, descrito na secção Listas.

Funcionalidade Opcional
Funcionalidades relacionadas
Filtros disponíveis
  • Disponibilidade
  • Origem
  • Grupo de Famílias
Operações
  • Listar
  • Exportação para ficheiro (em vários formatos)
  • Criar
  • Alterar / Actualizar

Grupos de Famílias

Funcionalidade utilizada principalmente na importação de dados do POS de forma a contemplar uma possível hierarquia nos dados.

Pode ser também utilizada para agrupar famílias em consultas ou listagens.

Origens

Funcionalidade utilizada para agrupar famílias em consultas ou listagens.

Clientes

Gestão de Clientes

Aplica-se o funcionamento geral de listagens, descrito na secção Listas.

Funcionalidade Opcional
Filtros disponíveis
  • Grupo de Clientes
  • Rota
  • Vendedor
  • PVP
  • Distrito
  • Concelho
  • Localidade
  • NIF
Operações
  • Listar
  • Exportação para ficheiro (em vários formatos)
  • Criar
  • Alterar / Actualizar
  • Eliminar
  • Sincronizar com o POS - Requer Faturação activa.

Grupos de Clientes

Gestão de Grupos de Clientes

Estes grupos poderão ser utilizados para aplicar regras de venda, regras de embalamento, agrupamento de várias entidades que correspondem ao mesmo cliente mas com diferentes moradas (no caso da importação de Clientes através do POS) ou apenas para facilitar consultas ou listagens.

Funcionalidades relacionadas

Utilizadores

Esta funcionalidade permite a gestão dos utilizadores internos da empresa que utilizarão o sistema, bem como os respectivos privilégios no acesso à informação ou funcionalidades.

Documentos

Esta funcionalidade apenas estará disponível se a Faturação estiver configurada e activada. Aqui é feita a gestão e consulta de documentos e definições de integração com os programas de faturação.

Permite consultar documentos emitidos pelo sistema e processados no POS, gerir os tipos de documentos, códigos compatíveis com a Autoridade Tributária e definir as séries dos documentos a emitir de forma a integrar com o POS.

Funcionalidades relacionadas

Configurações

Aqui são configuradas as opções base do sistema e das várias funcionalidades.

Secções
  • Empresa - Informação da entidade
  • Morada e Contactos
  • Aplicação - Configurações gerais das funcionalidades do sistema
  • Faturação - Configurações de integração com o programa de faturação e integração via POS
  • Rotinas - Programação e gestão de rotinas do sistema

Faturação

Aqui será configurada a integração com o programa de faturação e o POS

Será necessário esta funcionalidade estar activa para que estejam disponíveis no sistema opções de emissão de documentos ou sincronização de dados

Na Sincronização, a importação ou exportação de Clientes, Artigos ou Famílias é efectuada em lote, mediante uma selecção que poderá ser a totalidade da lista ou apenas alguns items. No caso da importação, o sistema fará validações de forma a evitar registos duplicados.

As operações de comunicação entre o sistema e o POS poderão demorar algum tempo a ser processadas, dependendo da quantidade de dados a sincronizar ou de condicionantes da ligação.

Rotinas

Poderão ser criadas rotinas no sistema para automatizar tarefas recorrentes, como a actualização de preços ou a sincronização de dados.

É possível também repetir encomendas automáticamente com esta funcionalidade.